Vraag en antwoord voor organisatoren

De organisator dient een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die zowel materiële als letselschade dekt die uit het evenement kan voortvloeien. In de vergunning worden locatie en tijdsduur van het evenement afgebakend, waarvoor deze aansprakelijkheid geldt. Er zijn voor evenementen(organisatoren) speciale evenementenverzekeringen beschikbaar. Verzekeringen zijn niet alleen van toepassing op materiële of letselschade, maar bijvoorbeeld ook bij annulering door overmacht of andere zaken. Vraag advies hierover aan een verzekeringsbedrijf. Het Evenementenbureau kan je voorzien van achtergrondinformatie.

De organisator is aansprakelijk voor alle schade die ten tijde van de vergunning aan eigendommen van de gemeente of van anderen is veroorzaakt. Je kunt je evenementen verzekeren, zodat je niet persoonlijk aansprakelijk kunt worden gesteld.

De organisator is eindverantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van het eigen personeel, de bezoekers en de deelnemers van het evenement. Natuurlijk kun je hierbij altijd een beroep doen op de nood- en hulpdiensten daar waar dit nodig wordt geacht.

In het evenementenbeleid van de gemeente Dordrecht zijn inhoudelijke richtlijnen en kwaliteitscriteria voor evenementen opgenomen. Het Evenementenbureau beoordeelt op basis van het evenementenbeleid en de bestaande Evenementenkalender of het evenement kan worden toegevoegd.

Dordrecht Marketing & Partners verspreidt ieder evenementenjaar huis-aan-huis een jaaroverzicht waarop alle tot dan toe bekende evenementen worden gepubliceerd. Je kunt je evenement daarvoor aanmelden mits je dit voor 1 november van het voorgaande kalenderjaar doet. Daarnaast is deze opgave ook de basis voor de kalender die wordt vastgesteld door het College B&W. Na vaststelling hebben de evenementen op de kalender prioriteit boven nieuwe evenementen die zich later aanmelden. Het Evenementenbureau verstuurt standaard naar alle vaste organisatoren in oktober het opgaveformulier. Aanmelden kan door een mail te sturen naar evenementen@dordrecht.nl.

Het is aan de organisator zelf of de schoonmaak van het terrein binnen de eigen organisatie ligt of wordt uitbesteed. Voor het schoonmaken van het terrein kan een beroep worden gedaan op Netwerk/HVC. Kosten van deze schoonmaak zijn in principe voor rekening van de organisator.

Verzorg je zelf de schoonmaak van het evenemententerrein, dan controleert de gemeente na het evenement of het terrein afdoende schoon is opgeleverd. Is dit niet het geval dan geeft zij HVC alsnog de opdracht tot vegen en worden de kosten op de organisator verhaald.

Voor de levering van extra afvalbakken kan een beroep worden gedaan op Netwerk. De extra afvalbakken of afvaleilanden moeten in aantallen en locaties worden benoemd in de vergunningaanvraag en op de plattegrond van het evenemententerrein op locatie worden ingetekend. Kosten van de extra afvalbakken zijn in principe voor rekening van de organisator.

Het project "Respect voor Dordt" van de gemeente Dordrecht biedt de mogelijkheid extra afvaleilanden in te zetten (deels geschonken, deels huur). Een goedkoper en groen initiatief. Meer informatie hierover is op te vragen bij het Evenementenbureau.

Ondergrondse containers moeten altijd bereikbaar zijn voor omwonenden. Indien het sluiten van een ondergrondse container echt noodzakelijk is, dan moet een alternatieve afvalvoorziening worden geregeld via HVC.

Veroorzaakt jouw evenement veel afval, dan is het aan te raden de ondergrondse containers voor aanvang van het evenement (te laten) legen. Het Evenementenbureau is hiervoor je contactpersoon.

Bij het plaatsen van materialen in de openbare ruimte in de buurt van ondergrondse containers moet rekening gehouden worden met een afstand van minimaal 1,5 meter aan beide zijden van de grondplaat.

Wil je een elektrisch oplaadpunt voor auto's buiten gebruik laten stellen? Geef middels foto's en exacte tijden in de vergunningaanvraag en op het verkeersplan aan wat je precies wilt.

De wensen voor het verwijderen van objecten, zoals bushaltes, prullenbakken en paaltjes in de publieke ruimte moeten (inclusief foto's van de specifieke objecten ter plaatse) worden opgenomen in de vergunningaanvraag en/of het verkeersplan. Het Evenementenbureau zet je vraag uit binnen de gemeente Dordrecht zodat je een offerte op maat ontvangt. De kosten voor het verwijderen (en terugplaatsen) van de objecten zijn voor rekening van de organisator.

In overleg met het Evenementenbureau kan worden bepaald of een organisator specifieke voorzieningen moet treffen voor de inrichting van en om het evenemententerrein, waaronder hekken en verwijsborden.
Indien de hekken alleen dienen ter afbakening van het evenemententerrein, dan moeten deze via een externe leverancier worden ingehuurd. Wanneer de hekken onderdeel zijn van het verkeersplan dat in samenwerking met de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente Dordrecht is opgesteld of vanwege veiligheid geëist worden, dan stelt de gemeente de hekken mogelijk (deels) beschikbaar.

Het is in de meeste gevallen mogelijk om een evenemententerrein (geheel) af te sluiten met hoge bouwhekken. Het Evenementenbureau Dordrecht geeft hierin, bij de behandeling van de conceptplannen, advies en input. Mochten er binnen het evenemententerrein kostbare apparatuur of goederen aanwezig zijn, dan vereist jouw verzekeraar dat je permanente (nacht)beveiliging inschakelt. Check dit vooraf bij je verzekeringsmaatschappij. Je dient de hekken zelf in te huren; de gemeente Dordrecht heeft daarvoor geen voorziening.

Let op: voor het afsluiten van het evenemententerrein voor verkeer kunnen andere maatregelen gelden, kijk hiervoor bij het hoofdstuk 'Verkeer en bereikbaarheid'.

Tijdelijke wateraansluitingen zijn te regelen via Evides of een bedrijf gespecialiseerd in tijdelijke wateraansluitingen, zoals MTD Pure Water. De exacte locatie(s) van de watervoorzieningen moet meegenomen worden in de vergunningaanvraag door deze in te tekenen op de plattegrond van het evenemententerrein.

Wanneer ten behoeve van een evenement (stroom)kabels in de openbare ruimte worden uitgelegd, dan moeten deze zoveel mogelijk langs het trottoir worden gelegd en afgeschermd. Zeker bij voorzieningen dwars over de weg of een plein zijn kabelgoten/matten vereist.

Op verschillende locaties in (de binnenstad van) Dordrecht zijn standaard stroomvoorzieningen van de gemeente aanwezig, bijvoorbeeld op het Statenplein, het Scheffersplein en enkele havens. Om gebruik te kunnen maken van de voorzieningen op het Statenplein en/of Scheffersplein moet minimaal 14 werkdagen voor het evenement een schriftelijke aanvraag worden gedaan bij Gertenbach. Het hiervoor benodigde formulier is te downloaden via deze link.

De kosten van het stroomverbruik en de aan- en afsluitingskosten van Gertenbach worden rechtstreeks bij de organisator in rekening gebracht. De stroom die aanwezig is in delen van het Havengebied kun je regelen via deze link.

Om achteraf problemen rondom schade te voorkomen vindt er voor sommige evenementen, afhankelijk van de locatie en aard van het evenement, een voorschouw plaats in de aanwezigheid van de gemeente Dordrecht en de organisator. Na afloop van het evenement vindt er een naschouw plaats.

Het is mogelijk om via het Evenementenbureau een plattegrond op schaal aan te vragen. De plattegrond wordt aangeleverd in pdf- of dwg-format. Aanvragen kan via evenementen@dordrecht.nl

Indien de klachten van omwonenden binnenkomen bij de gemeente of de vergunningverlener, dan zal de geluidsadviseur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid hierop acteren en een geluidsmeting gaan uitvoeren. Wanneer het geluidsvolume de vooraf gestelde vergunningsvoorwaarden overschrijdt, zal de adviseur corrigerend optreden en daar waar nodig verdergaande maatregelen nemen.

De adviseur Geluid van de Omgevingsdienst zal tijdens het evenement geluidsmetingen uitvoeren. Deze geluidsmeters zijn niet beschikbaar voor eigen gebruik. Daarbij kunnen geluidsmetingen uitsluitend worden uitgevoerd door de gecertificeerde specialisten met geijkte geluidsmeters.

Het geluidsniveau is één van de factoren die in hoge mate de overlast van evenementen bepaalt. In de evenementenvergunning wordt per evenement het maximale geluidsniveau aangegeven. Daarnaast wordt in de vergunning aangegeven tot welk tijdstip muziek en ander geluid ten gehore gebracht mag worden.

Bij een groot aantal muziekevenementen wordt door de adviseur Geluid van de Omgevingsdienst het geluid met de professionals ingeregeld en zal hij eveneens tijdens het evenement geluidsmetingen uitvoeren, op basis waarvan handhavend kan worden opgetreden. Daarnaast wordt hij betrokken bij klachten van omwonenden en wordt corrigerend opgetreden.

Er gelden beperkingen als gevolg van de Zondagswet. Het is op zondagen niet toegestaan voor 13.00 en na 23.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is.

De tijden voor geluidsproductie zijn gelijk aan de door de gemeente vastgestelde begin- en eindtijden van evenementen. De geluidsproductie mag niet aanvangen voor 09.00 uur en niet langer duren dan tot 23.00 uur op zondag tot en met donderdag en tot 24.00 uur op vrijdag en zaterdag. Er gelden beperkingen als gevolg van de Zondagswet. Het is op zondagen niet toegestaan voor 13.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is.

Vaak wordt geadviseerd de geluidsproductie een half uur voor het einde van het evenement te laten stoppen. Hierdoor wordt een geleidelijke uitstroom van de bezoekers gestimuleerd.

Hoeveel geluid er tijdens een evenement geproduceerd mag worden hangt af van de locatie van het evenement en de wijze waarop geluid wordt voortgebracht. Daarbij wordt rekening gehouden met het benodigde evenwicht lussen leefbaarheid en levendigheid in de stad Dordrecht. Het college van burgemeester en wethouders verdeelt evenementen in vier categorieën: – een evenement met…

• Lees meer

Een evenementenzorgverlener (voorheen EHBO'er) moet in ieder geval aan de volgende punten voldoen:
- De eerstehulpverleners beschikken over een geldig diploma of certificaat op basis van zorgniveau Basis Eerste Hulp en de in bijlage 8.1 van de VNEZ beschreven competenties, desgewenst met aanvullende specificaties;
- De eerstehulpverleners moeten herkenbaar zijn. De kleding moet duidelijkheid verschaffen over de functie (functieaanduiding EHBO, eerstehulpverlener) en mag niet lijken op die van de ambulancezorg;
- De evenementenzorgverleners dragen zorg voor de registratie van ieder zorgcontact op een zorgcontactenformulier of turflijst. De evenementenzorgorganisaties verstrekken na afloop van het evenement een geanonimiseerde rapportage aan de evenementenorganisator en vergunningverlener (gemeente. De GHOR ontvangt deze rapportage van de gemeente (óf als dit is afgesproken direct van de evenementenzorgorganisatie);
- Onderlinge communicatie vindt bij voorkeur plaats middels een radioverbindingsnetwerk;
- De eerstehulpverleners worden in koppels van ten minste twee personen ingezet;
- De eerstehulpverleners mogen niet belast worden met neventaken, zoals kinderopvang, brandwacht en beveiliging;
- De eerstehulpverleners dienen op de hoogte te zijn van de actuele hygiënerichtlijnen.

In een EHBO-post moeten in ieder geval de volgende materialen aanwezig zijn:
- (verband)materialen aangepast aan het risico van het evenement en de te verwachten weersomstandigheden (fleecedekens, wollen dekens of reddingsdekens);
- Automatische Externe Defibrillator (eventueel in directe nabijheid). Op het evenement dient tenminste één functionerende AED binnen 5 minuten aanwezig te kunnen zijn bij een zorgvrager. Indien de AED al op de locatie aanwezig is, dient de eerstehulpverlener zich ervan te vergewissen dat de AED direct toegankelijk is en naar behoren functioneert;
- Hygiënemiddelen (zie ten aanzien van de hygiëne op zorgposten ook de Richtlijn ‘Reiniging, desinfectie en sterilisatie in de openbare gezondheidszorg);
- Materialen om te koelen;
- Brancard, rolstoel, tafel, minimaal vier stoelen/ zitplaatsen;
- Communicatiemiddelen voor de zorgverleners, zoals een portofoon of telefoon;
- Plattegrond van het evenemententerrein; - Brandblusser(s), eventueel blusdeken;
- Eventueel catering, waterkoker en koffiezetapparaat of er wordt gezorgd voor drinken voor de zorgverleners.

De EHBO-post moet water- en winddicht zijn. De EHBO-post moet zware weersomstandigheden kunnen weerstaan. Er moet een veilige elektrische voorziening zijn. Deze voorziening moet voldoende elektriciteit bieden voor alle medische en non-medische apparatuur.

Tijdens een evenement moeten er voldoende sanitaire voorzieningen worden getroffen. De landelijke regelgeving geeft aan dat er rekening gehouden moet worden met één toilet per 150 gelijktijdige bezoekers, met een minimum van twee.

Eén toilet is geschikt voor mindervaliden, tenzij redelijkerwijs niet aan deze norm kan worden voldaan. Daarnaast moet er minimaal één handenwasgelegenheid bij elke toiletwagen aanwezig zijn voorzien van stromend water, een gevulde zeepdispenser (desinfecterend) en/of voldoende papieren doekjes.

Het is verplicht toiletwagens aan te sluiten op het riool. De aansluiting hiervoor kan geregeld worden via de gemeente Dordrecht, gegevens zijn op te vragen via het Evenementenbureau. De kosten voor de aansluiting komen voor rekening van de organiserende partij.

Organiseer je een groot evenement dan worden de aantallen afgestemd met de GHOR (Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio, een adviesdienst bij de vergunningverlening) en kun je naast toiletten ook gebruik maken van plaspalen en andere vormen van toiletvoorzieningen.

De gemeente Dordrecht heeft geen (mobiele) toiletten of andere sanitaire voorzieningen beschikbaar voor evenementen. Sanitaire voorzieningen kunnen via een externe leverancier worden ingehuurd.

In Dordrecht zijn de volgende EHBO-verenigingen actief:
- Rode Kruis, afdeling Dordrecht
- EHBO Dubbeldam
- EHBO Dordrecht

De organisator is verantwoordelijk voor het welzijn van de bezoekers van en deelnemers aan het evenement. Dit betekent dat er ook maatregelen getroffen moeten worden om bij eventuele incidenten en ongevallen medische zorg te kunnen bieden. De GHOR (Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio, een adviesdienst bij de vergunningverlening) bepaalt of en met welke inzet er BHV/EHBO nodig is tijdens een evenement.

Een terrasuitbreiding op zich is geen evenement. Als de horecaondernemer op het terras activiteiten organiseert, bijvoorbeeld live muziek of een DJ, moet deze een vergunning voor een A-evenement aanvragen. Verkoop van dranken en eetwaren vanaf terrassen aan publiek op de openbare weg is niet toegestaan. Wel mag er vanuit een buitentap op het terras aan bezoekers van het terras worden geschonken en/of voedsel worden bereid voor bezoekers op het terras.

U mag buiten tijdens een evenement uitsluitend gebruik maken van "plastic" glazen of kartonnen bekers. De gemeente Dordrecht moedigt aan zoveel mogelijk herbruikbare of milieuvriendelijke disposables te gebruiken. Binnen Respect voor Dordt is hier ook aandacht voor.

Het is alleen toegestaan voorverpakte alcoholhoudende mixen te verkopen of aanwezig te hebben. Ter plaatse gemixte alcoholhoudende dranken worden aangemerkt als sterk alcoholhoudende drank en zijn niet toegestaan.

Als op het evenemententerrein zwak-alcoholische drank wordt geschonken, moet hiervoor een ontheffing worden aangevraagd van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Deze kan max. voor 12 aaneengesloten dagen worden aangevraagd. In het draaiboek geef je aan dat je een Ontheffing voor het Schenken van Zwak-alcoholische dranken wenst.

In het aanmeldingsformulier dat je moet invullen voor de vergunningaanvraag worden de vragen op dit gebied automatisch aan je voorgelegd. Je dient ze volledig in te vullen. Is dit niet het geval dan wordt de ontheffing niet verleend.

Wanneer er met bederfelijke eet- en drinkwaren wordt gewerkt is het voor horecaondernemers wettelijk verplicht dat ze volgens de regels van de Hygiënecode HACCP werken. Hier kan tijdens een evenement controle op plaatsvinden door de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (VWA). Neemt in je draaiboek alle locaties op waar je eten en/of drank wilt verkopen. Worden er etenswaren tijdens het evenement bereid, dan moet je aangeven hoe deze (stroom, gas, barbecue etc). worden bereid. Op de plattegrond teken je iedere locatie in en je geeft daarbij aan of het om stroom, gas etc. gaat. De wijze van bereiden beïnvloedt de plek waar een kraam of wagen kan staan. Neem voor deze informatie contact op met het Evenementenbureau.

De direct omwonende bewoners en ondernemers moeten worden geïnformeerd. Het (postcode)gebied waarin de brief moet worden verspreid wordt in overleg met het Evenementenbureau vastgesteld.

In de bewonersbrief van de organisator wordt met name inhoudelijke informatie vermeld, denk aan inhoud en tijden van het programma. De gemeente Dordrecht verstuurt eveneens een bewonersbrief waarin ook de tijden worden vermeld van op- en afbouwwerkzaamheden evenals de tijdelijke maatregelen die van toepassing zijn op het gebied van verkeer en geluid.

De organisator is verantwoordelijk voor een goede, heldere communicatie richting bewoners en ondernemers. Minimaal 1 week voor aanvang van het evenement is een organisator verplicht een bewonersbrief te versturen.

Voor het ophangen van posters/spandoeken en het plaatsen van vlaggenmasten is een omgevingsvergunning nodig. Voor spandoeken aan viaducten zijn in Dordrecht een aantal plaatsen aangewezen. Via het e-loket van de website van de gemeente Dordrecht kan hiervoor een vergunning worden aangevraagd. Afhankelijk van de beschikbaarheid van de gewenste plek ontvangt de aanvrager de vergunning.

Dordrecht Marketing & Partners publiceert de evenementenkalender op de website. In april wordt de kalender ook huis-aan-huis verspreid. Daarnaast wordt een evenement opgenomen in de verschillende communicatie kanalen van Dordrecht Marketing & Partners. Aanvullende mogelijkheden voor evenementenmarketing of marketing en communicatie kan besproken worden met Dordrecht Marketing & Partners.

Indien een activiteit of evenement in het Nationaal Park de Biesbosch wordt georganiseerd, is een vergunning altijd verplicht. Dit in verband met de Natuurbeschermingswet. Deze wet beschermt, net als de Flora- en faunawet, de natuur: de verschillende soorten dieren en planten én de gebieden waarin ze leven. De Dordtse Biesbosch is een dergelijk beschermd gebied. Een paar aangewezen gebieden in de Biesbosch kunnen ingezet worden als evenemententerrein, deze zijn te huur. Kijk voor meer informatie op de website van het Biesbosch Centrum.

Er wordt onderscheid gemaakt in meldingen en vergunningaanvragen. Om dit te kunnen bepalen, kun je eerst een check doen of jouw evenement een melding- of vergunningsplicht heeft.
Dit kun je doen door de website van de gemeente Dordrecht te raadplegen. Hier wordt het onderscheid tussen een meldingsplichtig evenement en een evenement waarvoor een vergunning moet worden aangevraagd toegelicht.

Om de categorie van je evenement te kunnen bepalen, kun je eerst een check doen of jouw evenement een melding- of vergunningsplicht heeft. Zie hiervoor bovenstaande FAQ-vraag. De verschillende categorieën van evenementen vind je op deze pagina van onze website.

Je dient uiterlijk 10 dagen van tevoren een melding te doen.

Ga eerst na onder welke categorie je evenement valt. Check hiervoor onze pagina over typen evenementen.
Categorie A/A+ = 6 weken
Categorie B/C = 10 weken Let op: dit betreffen de termijnen voor de definitieve aanvraag. Conceptstukken dienen +/- 4 weken voor de definitieve aanvraag door het Evenementenbureau te zijn ontvangen.

Als een activiteit of evenement in of op het water wordt georganiseerd, is een vergunning vrijwel altijd verplicht. Vanwege de verhoogde risico's bij evenementen in en/of op het water worden uiteenlopende diensten betrokken bij de advisering en vergunningverlening, waaronder Rijkswaterstaat, het Havenbedrijf en de Zeehavenpolitie.

In de meeste gevallen wordt de reddingsbrigade betrokken voor preventieve en adequate hulpverlening bij activiteiten op en rond het water. Het Evenementenbureau treedt op als intermediair tussen organisator en de diensten.

Er wordt een onderverdeling gemaakt in typen evenementen. Bij elk type evenement hoort een specifiek vergunningstraject.

Het Evenementenbureau begeleidt de vergunningaanvragen van A+, B en C- evenementen. Lees hierover meer op de website van de gemeente Dordrecht.

De medewerkers van het Evenementenbureau, onderdeel van Dordrecht Marketing & Partners, zijn op werkdagen bereikbaar om vragen te beantwoorden via evenementen@dordrecht.nl.

Het is niet mogelijk direct contact op te nemen met de politie en/of andere nood- en hulpdiensten. Het Evenementenbureau treedt op als intermediair tussen evenementenorganisator en de diensten.

Ja, de gemeente rekent legeskosten voor het in behandeling nemen van de vergunningaanvraag. Daarnaast wordt precario in rekening gebracht indien er commerciële verkoop plaatsvindt in de openbare ruimte. Ook zijn er kosten verbonden aan het (zo nodig) autovrij maken van het evenemententerrein. Het Evenementenbureau kan de gebruikelijke en eventuele extra kosten nader toelichten.

In het evenementenbeleid van de gemeente Dordrecht is geregeld dat evenementen die geheel of gedeeltelijk in de buitenlucht plaatsvinden een vaste begin- en eindtijd hebben. Dit betekent dat zij niet aanvangen voor 09.00 uur en niet langer duren dan tot 23.00 uur op zondag tot en met donderdag en tot 24.00 uur op vrijdag en zaterdag.

Er gelden beperkingen als gevolg van de Zondagswet. Het is op zondagen niet toegestaan voor 13.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is.

U kunt de op- en afbouwwerkzaamheden niet aanvangen voor 06.00 uur en niet langer laten duren dan tot 24.00 uur op zondag tot en met donderdag en tot 01.00 uur (de volgende ochtend) op vrijdag en zaterdag.

Verder gelden beperkingen als gevolg van de Zondagswet. Het is op zondagen niet toegestaan voor 13.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is. Een soundcheck kan bijvoorbeeld dus pas na 13.00 uur plaatsvinden.

Voor de aanvraag van subsidie voor evenementen gelden verschillende deadlines: Organiseer je een evenement vóór 1 juli van het kalenderjaar? Dan stuur je de aanvraag vóór 1 oktober van het voorgaande jaar in. Organiseer je een evenement na 1 juli van het kalenderjaar? Stuur dan je aanvraag vóór 1 april van hetzelfde kalenderjaar in.

De gemeente Dordrecht stimuleert het organiseren van evenementen. Het is dus mogelijk om subsidie aan te vragen voor je evenement. Een adviescommissie beoordeelt je aanvraag. De maximale hoogte van de subsidie die de gemeente verstrekt, hangt af van de beoordeling van de adviescommissie. Kijk voor meer informatie op de website van de gemeente.

Zeker bij grote afgehekte evenementen wordt geadviseerd een huisreglement op te stellen. Het huisreglement gaat met name over gedragsregels op het evenemententerrein.

Het huisreglement plaats je goed zichtbaar bij de ingang van het evenemententerrein en maak je bovendien bekend op je website.

In het veiligheidsplan worden altijd extreme weerscenario's (wind/hagel/storm/valwinden/warm weer/koud weer) opgenomen. De organisatie bepaalt op basis van weermonitoring om het evenement tijdelijk stil te leggen of af te gelasten. In de praktijk gebeurt dit altijd in samenspraak met de gemeente, veiligheidsregio en nood- en hulpdiensten.

Indien er tijdelijke constructies in de openbare ruimte worden geplaatst (tenten, podia, luifels, tribunes en bijvoorbeeld beeldschermen) dan moeten deze voldoen aan het Bouwbesluit 2012. De constructies moeten worden onderbouwd aan de hand van constructietekeningen en -berekeningen.

De leveranciers van deze zaken kunnen je de benodigde informatie voor het draaiboek veelal toesturen (omschrijf in het draaiboek wat je als bijlage toevoegt). De adviseur Constructie beoordeelt de bouwtekeningen en berekeningen en brengt vervolgens advies uit.

In het veiligheidsplan beschrijft de organisator de belangrijkste risico's als het gaat om brandveiligheid en de preventieve maatregelen die getroffen worden. De richtlijnen hiervoor vind je in de Handreikingen voor een veilig evenement (BGBOP) voor de landelijke adviezen.

Je maakt zelf de eerste afweging of je een beveiligingsbedrijf nodig hebt. De taken, het aantal dat u denkt nodig te hebben en de data en tijden van aanwezigheid geef je aan in het draaiboek dat je maakt. Afhankelijk van de omschreven risico’s bepalen de gemeente en hulpdiensten tijdens het vergunningtraject de gewenste inzet van de beveiliging tijdens het evenement. Je bent verantwoordelijk voor de inkoop en aansturing van het (erkende) beveiligingsbedrijf tijdens het evenement. De kosten komen dus voor rekening van jou als organisator.

Het is handig om bij ieder evenement één persoon verantwoordelijk te maken voor de veiligheid op het evenement. Bij middelgrote en grootschalige evenementen is het verplicht een veiligheidscoördinator aan te stellen die alle risico’s in kaart brengt en die de veiligheid, tijdens op- en afbouw en tijdens het evenement waarborgt, controleert en eventueel aanstuurt.

In geval van een ernstige calamiteit dient altijd het alarmnummer 112 gebeld te worden. Noodzakelijk is om van tevoren de rolverdeling binnen de eigen organisatie vast te stellen en in het draaiboek dat je indient voor de vergunning duidelijk te omschrijven.

De organisator stelt, als onderdeel van de vergunningaanvraag, een calamiteitenplan op. In dit plan wordt van tevoren de rolverdeling vastgesteld. Je stelt altijd iemand specifiek aan die verantwoordelijk is voor calamiteiten; de veiligheidscoördinator.

Hij/zij stuurt de verschillende partijen (eigen beveiligingsbedrijf, EHBO'ers, verkeersregelaars, vrijwilligers van organisatie) aan bij een calamiteit en is contactpersoon voor de nood- en hulpdiensten. Naam en telefoonnummer (mobiel) staan benoemd in het draaiboek dat je aanlevert.

In het veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen die hij gaat treffen op het gebied van safety (veiligheid) en security (beveiliging). In het veiligheidsplan staat onder meer welke maatregelen de organisator neemt in geval van calamiteiten (diverse scenario's omschrijven), hoe de beveiliging is geregeld en welke taken zij uitvoeren, welke crowd control maatregelen er genomen worden, hoe het weer gemonitord wordt en hoe de medische zorg is geregeld.

Voor de (middel)grote evenementen moet in de vergunningaanvraag een veiligheidsplan opgesteld worden om alle mogelijke risico’s in kaart te brengen.

Vragen over het verruimen van de dienstregeling kunnen in het geval van de NS en de Waterbus direct door de organisator worden gesteld. Het contact met Qbuzz verloopt via het Evenementenbureau.

Een eventuele omleiding van het openbaar vervoer wordt besproken bij de totstandkoming van het verkeersplan. Een omleiding wordt altijd door de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente Dordrecht afgestemd met de busmaatschappij.

Voor de verruiming van de openingstijden van de fietsenstallingen van de gemeente Dordrecht kan een aanvraag gedaan worden via het Evenementenbureau. Daarbij moet duidelijk aangegeven worden om welke fietsenstalling en tijden het gaat. Als de betreffende afdeling van de gemeente inschat dat de verlenging nodig/nuttig is, kunnen de openingstijden verruimd worden.

Sinds kort werkt de gemeente Dordrecht in de binnenstad van Dordrecht met kentekenregistratie. Alleen bekende of aangemelde kentekens mogen het 'afgesloten' gebied inrijden. Voor evenementenorganisatoren is een regeling getroffen zodat bijvoorbeeld leveranciers bij het evenemententerrein kunnen komen.

Gaat het om minder dan tien kentekens? Dan kunnen deze vooraf worden doorgegeven via het Evenementenbureau. In uitzonderlijke gevallen waarbij meer kentekens het terrein op moeten, kunnen de camera's tijdelijk worden uitgezet.

In de vergunningaanvraag dien je aan te geven waar je bezoekers vandaan komen, hoeveel bezoekers je verwacht per openbaar vervoer, auto, fiets of lopend. Dan kan een inschatting gemaakt worden of en hoeveel parkeerruimte er nodig is en wat voor voorzieningen er worden ingezet. Stimuleer bezoekers altijd om per openbaar vervoer naar het evenement te komen.

Geef in het draaiboek zo exact mogelijk aan welke parkeervakken/straten autovrij moeten worden gemaakt. Benoem de exacte locaties en de tijden en data dat het terrein autovrij moet zijn. Deze gegevens worden verwerkt in het verkeersplan dat door de gemeente Dordrecht wordt opgesteld. Let op! Autovrij maken wordt uitsluitend gedaan om een evenemententerrein te kunnen inrichten met activiteiten, niet om als parkeerplaats voor de organisatie te dienen.

Een organisator houdt bij de organisatie van het evenement zoveel mogelijk rekening met de bereikbaarheid van huizen van inwoners en pakketdiensten/leveranciers die binnen het terrein moeten leveren. Dit kan bijvoorbeeld met het creëren van doorlaatposten, leverancierstijden en/of omleidingen voor pakketdiensten en leveranciers.

Deze maatregelen moeten allemaal beschreven staan in het draaiboek en zichtbaar zijn ingetekend in het verkeersplan. Bewoners en ondernemers binnen het betreffende gebied worden hier door middel van een brief vanuit het Evenementenbureau op geattendeerd.

Afhankelijk van de grootte van je evenement en de locatie wordt in overleg bekeken of (deels) afsluiten voor verkeer tot de mogelijkheden behoort. Zo ja, dan wordt de afsluiting opgenomen in het draaibroek en ingetekend binnen het verkeersplan dat door de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente Dordrecht wordt opgesteld. Bewoners en ondernemers binnen het afgesloten en aangrenzende gebied worden door het Evenementenbureau over de tijdelijke verkeersmaatregelen geïnformeerd.

De gemeente Dordrecht stelt het verkeersplan in samenspraak met de organisator op. Het Evenementenbureau schakelt hiertoe met de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente Dordrecht. Het concept verkeersplan inclusief hekken en bordenplan worden met u besproken en gecontroleerd. De uitvoering van het plan ligt bij de gemeente Dordrecht.

De bereikbaarheid van het evenemententerrein is vastgelegd in het verkeersplan, dat in samenwerking met de gemeente wordt opgesteld. Hierin wordt onder meer vastgelegd welke toegangswegen door de hulpdiensten gebruikt worden om de evenementenlocatie(s) te benaderen.