Evenemententerrein
Evenemententerrein
Een evenementenorganisatie is voor, tijdens en na het evenement verplicht rekening te houden met beschermde Nederlandse natuurgebieden en planten- en diersoorten. Of een natuurtoets noodzakelijk is, hangt onder meer af van de locatie waar het evenement plaatsvindt. In de checklists van het Evenementenbureau staat een stappenplan om te bepalen of een natuurtoets nodig is. Raadpleeg…
Indien je gebruik wil maken van drones, voor bijvoorbeeld marketingdoeleinden, dan zijn daar veel restricties aan verbonden. Vliegen is verboden zonder ontheffing. Kijk voor de voorwaarden op www.godrone.nl.
Let op: de inzet van dieren tijdens evenementen wordt ten zeerste afgeraden in verband met het welzijn van deze dieren (Dierenwelzijnsbeleid). Indien toch dieren worden ingezet, geldt – op basis van artikel 169, lid 2 of 3 Gemeentewet – een actieve informatieplicht richting de raad. Raadpleeg het Evenementenbureau welke informatie aangeleverd moet worden en aan…
Indien er tekstkarren en/of LED-schermen worden geplaatst, is het uitsluitend toegestaan deze in te zetten ten behoeve van crowd-management of vertoning van programmering. Het is niet toegestaan om deze informatievoorzieningen met reclamedoeleinde(n) in te zetten. Lees de voorwaarden voor het plaatsen van reclame op de website van de gemeente Dordrecht.
Er geldt een verbod op het oplaten van ballonnen. Uitsluitend het college kan in – uitzonderlijke gevallen – een tijdelijke vrijstelling verlenen.
Het is toegestaan om een luchtkussen of andere attracties te plaatsen op je evenemententerrein. Bij het indienen van de vergunningaanvraag dienen ook het TÜV-keurmerk en een overzicht met RAS-nummers te worden aangeleverd. Ook moet in het draaiboek worden omschreven hoe het toezicht plaatsvindt.
Het is aan de organisator zelf of de schoonmaak van het terrein binnen de eigen organisatie ligt of wordt uitbesteed. Voor het schoonmaken van het terrein kan een beroep worden gedaan Netwerk/HVC. Kosten van deze schoonmaak zijn in principe voor rekening van de organisator.
Voor de levering van extra afvalbakken kan een beroep worden gedaan op Netwerk. De extra afvalbakken of afvaleilanden moeten in aantallen en locaties worden benoemd in de vergunningaanvraag en op de plattegrond van het evenemententerrein worden ingetekend. Kosten van de extra afvalbakken zijn in principe voor rekening van de organisator.
Ondergrondse containers moeten altijd bereikbaar zijn voor omwonenden. Indien het sluiten van een ondergrondse container echt noodzakelijk is, dan moet een alternatieve afvalvoorziening worden geregeld via HVC.
Wil je een elektrisch oplaadpunt voor auto's buiten gebruik laten stellen? Geef middels foto's en exacte tijden in de vergunningaanvraag en op het verkeersplan aan wat je precies wilt.
De wensen voor het verwijderen van objecten, zoals bushaltes, prullenbakken en paaltjes in de publieke ruimte moeten worden opgenomen (inclusief foto's van de specifieke objecten ter plaatse) in de vergunningaanvraag en/of het verkeersplan. Het Evenementenbureau zet je vraag uit binnen de gemeente Dordrecht zodat je een offerte op maat ontvangt. De kosten voor het verwijderen (en terugplaatsen) van de objecten zijn voor rekening van de organisator.
In overleg met het Evenementenbureau kan worden bepaald of een organisator specifieke voorzieningen moet treffen voor de inrichting van en om het evenemententerrein, waaronder hekken en verwijsborden. Indien de hekken alleen dienen ter afbakening van het evenemententerrein, dan moeten deze, door de organisator zelf, via een externe leverancier worden ingehuurd. Wanneer de hekken onderdeel zijn van het verkeersplan dat in samenwerking met de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente Dordrecht is opgesteld of vanwege veiligheid geëist worden, dan stelt de gemeente de hekken mogelijk (deels) beschikbaar.
Het is in de meeste gevallen mogelijk om een evenemententerrein (geheel) af te sluiten met hoge bouwhekken. Het Evenementenbureau Dordrecht geeft hierin, bij de behandeling van de conceptplannen, advies en input. Mochten er binnen het evenemententerrein kostbare apparatuur of goederen aanwezig zijn, dan vereist je verzekeraar waarschijnlijk dat je (nacht)beveiliging inschakelt. Check dit vooraf bij je verzekeringsmaatschappij. Je dient de hekken zelf in te huren; de gemeente Dordrecht heeft daarvoor geen voorziening.
Let op: voor het afsluiten van het evenemententerrein voor verkeer kunnen andere maatregelen gelden, kijk hiervoor bij het hoofdstuk 'Verkeer en bereikbaarheid'.
Tijdelijke wateraansluitingen zijn te regelen via Evides of een bedrijf gespecialiseerd in tijdelijke wateraansluitingen, zoals MTD Pure Water. De exacte locatie(s) van de watervoorzieningen moet meegenomen worden in de vergunningaanvraag door deze in te tekenen op de plattegrond van het evenemententerrein.
Wanneer ten behoeve van een evenement (stroom)kabels in de openbare ruimte worden uitgelegd, dan moeten deze zoveel mogelijk langs het trottoir worden gelegd en afgeschermd. Zeker bij voorzieningen dwars over de weg of een plein zijn kabelgoten/matten vereist.
Op verschillende locaties in (de binnenstad van) Dordrecht zijn standaard stroomvoorzieningen van de gemeente aanwezig, bijvoorbeeld op het Statenplein, het Scheffersplein en enkele havens. Om gebruik te kunnen maken van de voorzieningen op het Statenplein en/of Scheffersplein moet minimaal 14 werkdagen voor het evenement een schriftelijke aanvraag worden gedaan bij Gertenbach.
Om achteraf problemen rondom schade te voorkomen vindt er voor sommige evenementen, afhankelijk van de locatie en aard van het evenement, een voorschouw plaats in de aanwezigheid van de gemeente Dordrecht, de evenementencoördinator en de organisator. Na afloop van het evenement vindt er een naschouw plaats.
Het is mogelijk om via het Evenementenbureau een plattegrond op schaal aan te vragen. De plattegrond wordt aangeleverd in pdf- of dwg-format. Aanvragen kan via evenementen@dordrecht.nl