Veiligheid

Zeker bij grote afgehekte evenementen wordt geadviseerd een huisreglement op te stellen. Het huisreglement gaat met name over gedragsregels op het evenemententerrein.

Het huisreglement plaats je goed zichtbaar bij de ingang van het evenemententerrein en maak je bovendien bekend op je website.

In het veiligheidsplan worden altijd extreme weerscenario's (wind/hagel/storm/valwinden/warm weer/koud weer) opgenomen. De organisatie bepaalt op basis van weermonitoring om het evenement tijdelijk stil te leggen of af te gelasten. In de praktijk gebeurt dit altijd in samenspraak met de gemeente, veiligheidsregio en nood- en hulpdiensten.

Indien er tijdelijke constructies in de openbare ruimte worden geplaatst (tenten, podia, luifels, tribunes en bijvoorbeeld beeldschermen) dan moeten deze voldoen aan het Bouwbesluit 2012. De constructies moeten worden onderbouwd aan de hand van constructietekeningen en -berekeningen.

De leveranciers van deze zaken kunnen je de benodigde informatie voor het draaiboek veelal toesturen (omschrijf in het draaiboek wat je als bijlage toevoegt). De adviseur Constructie beoordeelt de bouwtekeningen en berekeningen en brengt vervolgens advies uit.

In het veiligheidsplan beschrijft de organisator de belangrijkste risico's als het gaat om brandveiligheid en de preventieve maatregelen die getroffen worden. De richtlijnen hiervoor vind je in de Handreikingen voor een veilig evenement (BGBOP) voor de landelijke adviezen.

Je maakt zelf de eerste afweging of je een beveiligingsbedrijf nodig hebt. De taken, het aantal dat je denkt nodig te hebben en de data en tijden van aanwezigheid geef je aan in het draaiboek dat je maakt. Afhankelijk van de omschreven risico’s bepalen de gemeente en hulpdiensten tijdens het vergunningtraject de gewenste inzet van de beveiliging tijdens het evenement. Je bent verantwoordelijk voor de inkoop en aansturing van het (erkende) beveiligingsbedrijf tijdens het evenement. De kosten komen dus voor rekening van jou als organisator.

Het is handig om bij ieder evenement één persoon verantwoordelijk te maken voor de veiligheid op het evenement. Bij middelgrote en grootschalige evenementen is het verplicht een veiligheidscoördinator aan te stellen die alle risico’s in kaart brengt en die de veiligheid, tijdens op- en afbouw en tijdens het evenement waarborgt, controleert en eventueel aanstuurt.

In geval van een ernstige calamiteit dient altijd het alarmnummer 112 gebeld te worden. Noodzakelijk is om van tevoren de rolverdeling binnen de eigen organisatie vast te stellen en in het draaiboek dat je indient voor de vergunning duidelijk te omschrijven.

De organisator stelt, als onderdeel van de vergunningaanvraag, een calamiteitenplan op. In dit plan wordt van tevoren de rolverdeling vastgesteld. Je stelt altijd iemand specifiek aan die verantwoordelijk is voor calamiteiten; de veiligheidscoördinator.

Hij/zij stuurt de verschillende partijen (eigen beveiligingsbedrijf, EHBO'ers, verkeersregelaars, vrijwilligers van organisatie) aan bij een calamiteit en is contactpersoon voor de nood- en hulpdiensten. Naam en telefoonnummer (mobiel) staan benoemd in het draaiboek dat je aanlevert.

In het veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen die hij gaat treffen op het gebied van safety (veiligheid) en security (beveiliging). In het veiligheidsplan staat onder meer welke maatregelen de organisator neemt in geval van calamiteiten (diverse scenario's omschrijven), hoe de beveiliging is geregeld en welke taken zij uitvoeren, welke crowd control maatregelen er genomen worden, hoe het weer gemonitord wordt en hoe de medische zorg is geregeld.

Voor de (middel)grote evenementen moet in de vergunningaanvraag een veiligheidsplan opgesteld worden om alle mogelijke risico’s in kaart te brengen.