De organisator stelt, als onderdeel van de vergunningaanvraag, een calamiteitenplan op. In dit plan wordt van tevoren de rolverdeling vastgesteld. Je stelt altijd iemand specifiek aan die verantwoordelijk is voor calamiteiten; de veiligheidscoördinator.
Hij/zij stuurt de verschillende partijen (eigen beveiligingsbedrijf, EHBO’ers, verkeersregelaars, vrijwilligers van organisatie) aan bij een calamiteit en is contactpersoon voor de nood- en hulpdiensten. Naam en telefoonnummer (mobiel) staan benoemd in het draaiboek dat je aanlevert.