- Zomer voorafgaand kalenderjaar: Evenementenbureau Dordrecht inventariseert welke (reeds bij het bureau bekende) evenementenorganisatoren voornemens zijn hun evenement in het volgende kalenderjaar te organiseren;
- 1 september voorafgaand kalenderjaar: Deadline Aanmelden bij Evenementenbureau Dordrecht voor gesprek (ideevorming evenement, plan van aanpak, eventueel concept draaiboek en eventueel evaluatie van vorige editie). Het aanmelden van je evenement kan via evenementen@dordrecht.nl;
- September voorafgaand kalenderjaar: Check door Evenementenbureau Dordrecht op datum, locatie;
- September voorafgaand kalenderjaar: Check door diensten en/of Multiteam op capaciteit en inzet nood- en hulpdiensten;
- November voorafgaand kalenderjaar: Akkoord / niet akkoord datum evenement wordt gecommuniceerd aan organisator;
- December voorafgaand kalenderjaar: Publicatie Evenementenkalender;
Planning en deadlines vergunning-aanvraag;
- Januari kalenderjaar: contactpersoon bij het Evenementenbureau wordt toegewezen en indientermijnen worden afgegeven aan de organisator en tijdsplanning wordt besproken.
- Minimaal 14 weken voorafgaand evenement: Indienen concept draaiboek (inclusief veiligheidsplan en verkeersplan) bij Evenementenbureau Dordrecht. Deze wordt gecontroleerd op juistheid en volledigheid;
- Minimaal 13 weken voorafgaand evenement: Organisator past draaiboek aan met eventuele wijzigingen of aanvullingen naar aanleiding van feedback Evenementenbureau;
- Minimaal 12 weken voorafgaand evenement: Concept draaiboek wordt besproken in het Evenementenoverleg, eventueel aangevuld met het Multiteam overleg. De organisator kan uitgenodigd worden voor deelname aan het overleg;
- Minimaal 11 weken voorafgaand evenement: Organisator past draaiboek aan met eventuele wijzigingen of aanvullingen naar aanleiding van feedback (veiligheids)diensten en/of Multiteam;
- Minimaal 10 weken voorafgaand evenement: Insturen definitieve stukken naar Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ);
- Minimaal 8 weken voorafgaand evenement: Formele toetsing evenement en draaiboek, inclusief risicoscan en adviesronde van betrokken diensten;
- Minimaal 6 weken voorafgaand evenement: Afgifte vergunning door burgemeester.
Na afgifte vergunning:
- Publicatie evenement en eventueel bezwaarprocedure (door bijvoorbeeld omwonenden, ondernemers, etc.);
- Een dag/twee dagen voorafgaand opbouw evenement: eventueel een integrale schouw van de evenementenlocatie;
- Datum evenement: toezicht en handhaving op voorschriften en afspraken gemaakt in de vergunning;
Binnen 4 weken na evenement: Evaluatie evenement