Fases & Termijnen
Overweeg je om een (middel)groot evenement in de buitenruimte van de stad Dordrecht te organiseren? En twijfel je of je een klein evenement, waarvoor een melding volstaat, of een (middel)groot evenement, waarvoor je een vergunning moet aanvragen, organiseert? Doe de check dan hier.
Indien je een grootschaliger B- of C- evenement organiseert, lichten we hier graag toe hoe je je vergunningaanvraag het beste kunt indienen en hoe het vergunning traject verloopt.
NB: Onderstaand wordt het reguliere vergunning traject toegelicht. In tijden van de COVID-pandemie wordt deze tijdslijn zoveel mogelijk nagestreefd, maar kan hiervan door intensiever begeleidingstraject van de organisatoren door het Evenementenbureau Dordrecht en de veiligheidsdiensten worden afgeweken.
Voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het evenement gepland staat:
- Zomer voorafgaand kalenderjaar: Evenementenbureau Dordrecht inventariseert welke (reeds bij het bureau bekende) evenementenorganisatoren voornemens zijn hun evenement in het volgende kalenderjaar te organiseren;
- 1 september voorafgaand kalenderjaar: Deadline Aanmelden bij Evenementenbureau Dordrecht voor gesprek (ideevorming evenement, plan van aanpak, eventueel concept draaiboek en eventueel evaluatie van vorige editie). Het aanmelden van je evenement kan via evenementen@dordrecht.nl;
- September voorafgaand kalenderjaar: Check door Evenementenbureau Dordrecht op datum, locatie;
- September voorafgaand kalenderjaar: Check door diensten en/of Multiteam op capaciteit en inzet nood- en hulpdiensten;
- November voorafgaand kalenderjaar: Akkoord / niet akkoord datum evenement wordt gecommuniceerd aan organisator;
- December voorafgaand kalenderjaar: Publicatie Evenementenkalender;
Planning en deadlines vergunning-aanvraag;
- Januari kalenderjaar: contactpersoon bij het Evenementenbureau wordt toegewezen en indientermijnen worden afgegeven aan de organisator en tijdsplanning wordt besproken.
- Minimaal 14 weken voorafgaand evenement: Indienen concept draaiboek (inclusief veiligheidsplan en verkeersplan) bij Evenementenbureau Dordrecht. Deze wordt gecontroleerd op juistheid en volledigheid;
- Minimaal 13 weken voorafgaand evenement: Organisator past draaiboek aan met eventuele wijzigingen of aanvullingen naar aanleiding van feedback Evenementenbureau;
- Minimaal 12 weken voorafgaand evenement: Concept draaiboek wordt besproken in het Evenementenoverleg, eventueel aangevuld met het Multiteam overleg. De organisator kan uitgenodigd worden voor deelname aan het overleg;
- Minimaal 11 weken voorafgaand evenement: Organisator past draaiboek aan met eventuele wijzigingen of aanvullingen naar aanleiding van feedback (veiligheids)diensten en/of Multiteam;
- Minimaal 10 weken voorafgaand evenement: Insturen definitieve stukken naar Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ);
- Minimaal 8 weken voorafgaand evenement: Formele toetsing evenement en draaiboek, inclusief risicoscan en adviesronde van betrokken diensten;
- Minimaal 6 weken voorafgaand evenement: Afgifte vergunning door burgemeester.
Na afgifte vergunning:
- Publicatie evenement en eventueel bezwaarprocedure (door bijvoorbeeld omwonenden, ondernemers, etc.);
- Een dag/twee dagen voorafgaand opbouw evenement: eventueel een integrale schouw van de evenementenlocatie;
- Datum evenement: toezicht en handhaving op voorschriften en afspraken gemaakt in de vergunning;
Binnen 4 weken na evenement: Evaluatie evenement