Veel gestelde vragen

De organisator is eindverantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van het eigen personeel, de bezoekers en de deelnemers van het evenement. Natuurlijk kun je hierbij altijd een beroep doen op de nood- en hulpdiensten daar waar dit nodig wordt geacht. Lees meer

De organisator is aansprakelijk voor alle schade die ten tijde van de vergunning aan eigendommen van de gemeente of van anderen is veroorzaakt. Je kunt je evenement(en) verzekeren, zodat je niet persoonlijk aansprakelijk kunt worden gesteld. Lees meer

De organisator dient een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die zowel materiële als letselschade dekt die uit het evenement kan voortvloeien. In de vergunning worden locatie en tijdsduur van het evenement afgebakend, waarvoor deze aansprakelijkheid geldt. Er zijn voor evenementen(organisatoren) speciale evenementenverzekeringen beschikbaar. Verzekeringen zijn niet alleen van toepassing op materiële of letselschade, maar bijvoorbeeld… Lees meer

In het evenementenbeleid van de gemeente Dordrecht zijn inhoudelijke richtlijnen en kwaliteitscriteria voor evenementen opgenomen. Het Evenementenbureau beoordeelt op basis van het evenementenbeleid en de bestaande Evenementenkalender of het evenement kan worden toegevoegd.

Je kunt je evenement aanmelden voor de Evenementenkalender mits je dit uiterlijk eind september van het voorgaande kalenderjaar doet. Daarnaast is deze opgave ook de basis voor de kalender die wordt vastgesteld door het College B&W. Na vaststelling hebben de evenementen op de kalender prioriteit boven nieuwe evenementen die zich later aanmelden. Het Evenementenbureau verstuurt…

Het is mogelijk om via het Evenementenbureau een plattegrond op schaal aan te vragen. De plattegrond wordt aangeleverd in pdf- of dwg-format. Aanvragen kan via evenementen@dordrecht.nl Lees meer

Om achteraf problemen rondom schade te voorkomen vindt er voor sommige evenementen, afhankelijk van de locatie en aard van het evenement, een voorschouw plaats in de aanwezigheid van de gemeente Dordrecht, de evenementencoördinator en de organisator. Na afloop van het evenement vindt er een naschouw plaats. Lees meer

Op verschillende locaties in (de binnenstad van) Dordrecht zijn standaard stroomvoorzieningen van de gemeente aanwezig, bijvoorbeeld op het Statenplein, het Scheffersplein en enkele havens. Om gebruik te kunnen maken van de voorzieningen op het Statenplein en/of Scheffersplein moet minimaal 14 werkdagen voor het evenement een schriftelijke aanvraag worden gedaan bij Gertenbach. Het hiervoor benodigde formulier… Lees meer

Wanneer ten behoeve van een evenement (stroom)kabels in de openbare ruimte worden uitgelegd, dan moeten deze zoveel mogelijk langs het trottoir worden gelegd en afgeschermd. Zeker bij voorzieningen dwars over de weg of een plein zijn kabelgoten/matten vereist. Lees meer

Tijdelijke wateraansluitingen zijn te regelen via Evides of een bedrijf gespecialiseerd in tijdelijke wateraansluitingen, zoals MTD Pure Water. De exacte locatie(s) van de watervoorzieningen moet meegenomen worden in de vergunningaanvraag door deze in te tekenen op de plattegrond van het evenemententerrein.

Het is in de meeste gevallen mogelijk om een evenemententerrein (geheel) af te sluiten met hoge bouwhekken. Het Evenementenbureau Dordrecht geeft hierin, bij de behandeling van de conceptplannen, advies en input. Mochten er binnen het evenemententerrein kostbare apparatuur of goederen aanwezig zijn, dan vereist je verzekeraar waarschijnlijk dat je (nacht)beveiliging inschakelt. Check dit vooraf bij… Lees meer

Hoeveel geluid er tijdens een evenement geproduceerd mag worden hangt af van de locatie van het evenement en de wijze waarop geluid wordt voortgebracht. Daarbij wordt rekening gehouden met het benodigde evenwicht lussen leefbaarheid en levendigheid in de stad Dordrecht. Het college van burgemeester en wethouders verdeelt evenementen in vier categorieën: – een evenement met… Lees meer

De tijden voor geluidsproductie zijn gelijk aan de door de gemeente vastgestelde begin- en eindtijden van evenementen. De geluidsproductie mag niet aanvangen voor 09.00 uur en niet langer duren dan tot 23.00 uur op zondag tot en met donderdag en tot 24.00 uur op vrijdag en zaterdag. Er gelden beperkingen als gevolg van de Zondagswet.… Lees meer

Er gelden beperkingen als gevolg van de Zondagswet. Het is op zondagen niet toegestaan voor 13.00 en na 23.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is. Lees meer

Het geluidsniveau is één van de factoren die in hoge mate de overlast van evenementen bepaalt. In de evenementenvergunning wordt per evenement het maximale geluidsniveau aangegeven. Daarnaast wordt in de vergunning aangegeven tot welk tijdstip muziek en ander geluid ten gehore gebracht mag worden. Bij een groot aantal muziekevenementen wordt door de adviseur Geluid van… Lees meer

De adviseur Geluid van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid zal tijdens het evenement geluidsmetingen uitvoeren. Deze geluidsmeters zijn niet beschikbaar voor eigen gebruik. Daarbij kunnen geluidsmetingen uitsluitend worden uitgevoerd door de gecertificeerde specialisten met geijkte geluidsmeters. Lees meer

Indien de klachten van omwonenden binnenkomen bij de gemeente of de vergunningverlener, dan zal de geluidsadviseur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid hierop acteren en een geluidsmeting gaan uitvoeren. Wanneer het geluidsvolume de vooraf gestelde vergunningsvoorwaarden overschrijdt, zal de adviseur corrigerend optreden en daar waar nodig verdergaande maatregelen nemen. Lees meer

De organisator is verantwoordelijk voor het welzijn van de bezoekers van en deelnemers aan het evenement. Dit betekent dat er ook maatregelen getroffen moeten worden om bij eventuele incidenten en ongevallen medische zorg te kunnen bieden. De GHOR (Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio, een adviesdienst bij de vergunningverlening) bepaalt of en met welke inzet er… Lees meer

In Dordrecht zijn de volgende EHBO-verenigingen actief: – Rode Kruis, afdeling Dordrecht – EHBO Dubbeldam – EHBO Dordrecht Lees meer

De gemeente Dordrecht heeft geen (mobiele) toiletten of andere sanitaire voorzieningen beschikbaar voor evenementen. Sanitaire voorzieningen kunnen via een externe leverancier worden ingehuurd. Lees meer

Tijdens een evenement moeten er voldoende sanitaire voorzieningen worden getroffen. De landelijke regelgeving geeft aan dat er rekening gehouden moet worden met één toilet per 150 gelijktijdige bezoekers, met een minimum van twee. Minimaal één toilet is geschikt voor mindervaliden, tenzij redelijkerwijs niet aan deze norm kan worden voldaan. Daarnaast moet er minimaal één handenwasgelegenheid… Lees meer

De EHBO-post moet water- en winddicht zijn. De EHBO-post moet zware weersomstandigheden kunnen weerstaan. Er moet een veilige elektrische voorziening zijn. Deze voorziening moet voldoende elektriciteit bieden voor alle medische en non-medische apparatuur. Lees meer

In een EHBO-post moeten in ieder geval de volgende materialen aanwezig zijn: (verband)materialen aangepast aan het risico van het evenement en de te verwachten weersomstandigheden (fleecedekens, wollen dekens of reddingsdekens); Automatische Externe Defibrillator (eventueel in directe nabijheid). Op het evenement dient tenminste één functionerende AED binnen 5 minuten aanwezig te kunnen zijn bij een zorgvrager.… Lees meer

Wanneer er met bederfelijke eet- en drinkwaren wordt gewerkt is het voor horecaondernemers wettelijk verplicht dat ze volgens de regels van de Hygiënecode HACCP werken. Hier kan tijdens een evenement controle op plaatsvinden door de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (VWA). Je neemt in je draaiboek alle locaties op waar je eten en/of drank wil verkopen.… Lees meer

Als op het evenemententerrein zwak-alcoholische drank wordt geschonken, moet hiervoor een ontheffing worden aangevraagd van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Deze kan maximaal voor 12 aaneengesloten dagen worden aangevraagd. In het draaiboek geef je aan dat je een Ontheffing voor het Schenken van Zwak-alcoholische dranken wenst. In het aanmeldingsformulier dat je moet invullen… Lees meer

Het is alleen toegestaan voorverpakte alcoholhoudende mixen te verkopen of aanwezig te hebben. Ter plaatse gemixte alcoholhoudende dranken worden aangemerkt als sterk alcoholhoudende drank en zijn niet toegestaan. Lees meer

Je mag buiten tijdens een evenement uitsluitend gebruik maken van “plastic” glazen of kartonnen bekers. De gemeente Dordrecht moedigt aan zoveel herbruikbare of milieuvriendelijke disposables te gebruiken. Binnen Respect voor Dordt is hier ook aandacht voor. Lees meer

Een terrasuitbreiding op zich is geen evenement. Als de horecaondernemer op het terras activiteiten organiseert, bijvoorbeeld live muziek of een DJ, moet deze een vergunning voor een A-evenement aanvragen. Verkoop van dranken en eetwaren vanaf terrassen aan publiek op de openbare weg is niet toegestaan. Wel mag er vanuit een buitentap op het terras aan… Lees meer

De organisator is verantwoordelijk voor een goede, heldere communicatie richting bewoners en ondernemers. Minimaal 1 week voor aanvang van het evenement is een organisator verplicht een bewonersbrief te versturen. Lees meer

In de bewonersbrief van de organisator wordt met name inhoudelijke informatie vermeld, denk aan inhoud en tijden van het programma. De gemeente Dordrecht verstuurt eveneens een bewonersbrief waarin ook de tijden worden vermeld van op- en afbouwwerkzaamheden evenals de tijdelijke maatregelen die van toepassing zijn op het gebied van verkeer en geluid. Lees meer

De direct omwonende bewoners en ondernemers moeten worden geïnformeerd. Het (postcode)gebied waarin de brief moet worden verspreid wordt in overleg met het Evenementenbureau vastgesteld. Lees meer

Dordrecht Marketing & Partners (DM&P) zet zich in om de stad onder de aandacht te brengen bij (potentiële) bewoners, bezoekers en bedrijven. In dit kader werkt DM&P onder andere aan het (fysiek) aantrekkelijk maken van de stad door middel van citydressing (vlaggen en snelwegborden). Bekijk de voorwaarden en kosten voor citydressing via onderstaande button. Meer… Lees meer

Ben je op zoek naar tips voor de promotie en marketing van een kleiner evenement? Dordrecht Marketing & Partners heeft een document opgesteld met tips en informatie over promotiemateriaal, persbericht opstellen, plakzuilen, vrije en online publiciteit. Bekijk de tips.

Voor het ophangen van posters/spandoeken en het plaatsen van vlaggenmasten is een omgevingsvergunning nodig. Voor spandoeken aan viaducten zijn in Dordrecht een aantal plaatsen aangewezen. Via het e-loket van de website van de gemeente Dordrecht kan hiervoor een vergunning worden aangevraagd. Afhankelijk van de beschikbaarheid van de gewenste plek ontvangt de aanvrager de vergunning. Lees meer

Dordrecht Marketing & Partners publiceert de evenementenkalender op de website en in de verschillende eigen communicatie kanalen.  Aanvullende mogelijkheden voor evenementenmarketing of marketing en communicatie kan besproken worden met Dordrecht Marketing & Partners. Je kan je evenement ook aanmelden zodat het automatisch wordt doorgeplaatst in de Uitagenda Dordrecht. Lees meer

Categorie A/A+ = 6 weken Je kunt via de website van de Omgevingsdienst Zuid Holland-Zuid je vergunningaanvraag voor een A-evenement indienen. Categorie B/C = 10 weken. De vergunningsaanvraag voor een B- of C-evenement verloopt via het Evenementenbureau. Let op: dit betreffen de termijnen voor de definitieve aanvraag. Conceptstukken dienen circa 4 weken voor de definitieve aanvraag door het… Lees meer

Je dient uiterlijk twee weken van te voren een melding te doen. Dit kan via de website van de Omgevingsdienst Zuid Holland-Zuid. Lees meer

Om de categorie van je evenement te kunnen bepalen, kun je eerst een check doen of je evenement een melding- of vergunningsplicht heeft. Moet je een melding doen? Dan valt je evenement onder de categorie A. Bij een B- of C- evenement is een vergunningaanvraag altijd verplicht. Lees hier meer over het onderscheid tussen deze twee categorieën.… Lees meer

Indien een activiteit of evenement in het Nationaal Park de Biesbosch wordt georganiseerd, is een vergunning altijd verplicht. Dit in verband met de Omgevingswet: soortenbescherming. Deze wet beschermt, net als de Flora- en faunawet, de natuur: de verschillende soorten dieren en planten én de gebieden waarin ze leven. De Dordtse Biesbosch is een dergelijk beschermd… Lees meer

Er wordt een onderverdeling gemaakt in categorieën evenementen. Bij elk type evenement hoort een specifiek vergunningtraject. Het Evenementenbureau begeleidt de vergunningaanvragen van A+, B en C- evenementen. Ook nieuwe evenementen en/of organisatoren vallen onder de begeleiding van het Evenementenbureau. Lees meer over de verschillende categorieën op de website van de gemeente. Lees meer

De medewerkers van het Evenementenbureau, onderdeel van Dordrecht Marketing & Partners, zijn op werkdagen bereikbaar om vragen te beantwoorden via evenementen@dordrecht.nl. Lees meer

De gemeente Dordrecht stimuleert het organiseren van evenementen. Het is dus mogelijk om subsidie aan te vragen voor je evenement. Een adviescommissie beoordeelt je aanvraag. De maximale hoogte van de subsidie die de gemeente verstrekt, hangt af van de beoordeling van de adviescommissie. Kijk voor meer informatie op de website van de gemeente.

Voor de aanvraag van subsidie voor evenementen gelden verschillende deadlines: Organiseer je een evenement vóór 1 juli van het kalenderjaar? Dan stuur je de aanvraag vóór 1 oktober van het voorgaande jaar in. Organiseer je een evenement na 1 juli van het kalenderjaar? Stuur dan je aanvraag vóór 1 april van hetzelfde kalenderjaar in. Je… Lees meer

Voor de (middel)grote evenementen moet in de vergunningaanvraag een veiligheidsplan opgesteld worden om alle mogelijke risico’s in kaart te brengen. Lees meer

In het veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen die hij gaat treffen op het gebied van safety (veiligheid) en security (beveiliging). In het veiligheidsplan staat onder meer welke maatregelen de organisator neemt in geval van calamiteiten (diverse scenario’s omschrijven), hoe de beveiliging is geregeld en welke taken zij uitvoeren, welke crowd control maatregelen er genomen… Lees meer

De organisator stelt, als onderdeel van de vergunningaanvraag, een calamiteitenplan op. In dit plan wordt van tevoren de rolverdeling vastgesteld. Je stelt altijd iemand specifiek aan die verantwoordelijk is voor calamiteiten; de veiligheidscoördinator. Hij/zij stuurt de verschillende partijen (eigen beveiligingsbedrijf, EHBO’ers, verkeersregelaars, vrijwilligers van organisatie) aan bij een calamiteit en is contactpersoon voor de nood-… Lees meer

In geval van een ernstige calamiteit dient altijd het alarmnummer 112 gebeld te worden. Noodzakelijk is om van tevoren de rolverdeling binnen de eigen organisatie vast te stellen en in het draaiboek dat je indient voor de vergunning duidelijk te omschrijven. Lees meer

Het is handig om bij ieder evenement één persoon verantwoordelijk te maken voor de veiligheid op het evenement. Bij middelgrote en grootschalige evenementen is het verplicht een veiligheidscoördinator aan te stellen die alle risico’s in kaart brengt en die de veiligheid, tijdens op- en afbouw en tijdens het evenement waarborgt, controleert en eventueel aanstuurt. Lees meer

Je maakt zelf de eerste afweging of je een beveiligingsbedrijf nodig hebt. De taken, het aantal dat je denkt nodig te hebben en de data en tijden van aanwezigheid geef je aan in het draaiboek dat je maakt. Afhankelijk van de omschreven risico’s bepalen de gemeente en hulpdiensten tijdens het vergunningtraject de gewenste inzet van… Lees meer

De bereikbaarheid van het evenemententerrein is vastgelegd in het verkeersplan, dat in samenwerking met de gemeente wordt opgesteld. Hierin wordt onder meer vastgelegd welke toegangswegen door de hulpdiensten gebruikt worden om de evenementenlocatie(s) te benaderen. Lees meer

De gemeente Dordrecht stelt het verkeersplan in samenspraak met de organisator op. Het Evenementenbureau schakelt hiertoe met de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente Dordrecht. Het concept verkeersplan inclusief hekken en bordenplan worden met je besproken en gecontroleerd. De uitvoering van het plan ligt bij de gemeente Dordrecht. Lees meer

Afhankelijk van de grootte van je evenement en de locatie wordt in overleg bekeken of (deels) afsluiten voor verkeer tot de mogelijkheden behoort. Zo ja, dan wordt de afsluiting opgenomen in je draaibroek en ingetekend binnen het verkeersplan dat door de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente Dordrecht wordt opgesteld. Bewoners en ondernemers binnen het afgesloten… Lees meer

Een organisator houdt bij de organisatie van het evenement zoveel mogelijk rekening met de bereikbaarheid van huizen van inwoners en pakketdiensten/leveranciers die binnen het terrein moeten leveren. Dit kan bijvoorbeeld met het creëren van doorlaatposten, leverancierstijden en/of omleidingen voor pakketdiensten en leveranciers. Deze maatregelen moeten allemaal beschreven staan in het draaiboek en zichtbaar zijn ingetekend… Lees meer

Geef in het draaiboek zo exact mogelijk aan welke parkeervakken/straten autovrij moeten worden gemaakt. Dat betekent dat je de exacte locaties moet benoemen en de tijden en data dat het terrein autovrij moet zijn. Deze gegevens worden verwerkt in het verkeersplan dat door de gemeente Dordrecht wordt opgesteld. Let op! Autovrij maken wordt uitsluitend gedaan… Lees meer

In de vergunningaanvraag dien je aan te geven waar je bezoekers vandaan komen, hoeveel bezoekers je verwacht per openbaar vervoer, auto, fiets of lopend. Dan kan een inschatting gemaakt worden of en hoeveel parkeerruimte er nodig is en wat voor voorzieningen er worden ingezet. Stimuleer bezoekers altijd om per fiets of openbaar vervoer naar het…